Vấn đề quản lý tiền mặt tại chi nhánh, phòng giao dịch (PGD) của các Ngân hàng khá phức tạp bởi việc kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ khi xuất/ nhập tiền ra khỏi quỹ; việc kiểm đếm tiền mặt hàng chục lần mỗi ngày giữa Giao dịch viên (GDV) và Thủ quỹ; thao tác kiểm tra tiền giả, tiền rách, tiền cũ nát ... mất rất nhiều thời gian và đòi hỏi tính cẩn trọng, độ tập trung cao, chưa kể đến việc gian lận và chứng từ có thể làm khống được.
Bên cạnh đó, tình trạng Thủ quỹ thường xuyên "thụt két", thậm chí số tiền lên tới hàng chục tỷ đồng tại PGD của 1 Ngân hàng lớn ở Hà Nội trong thời gian gần đây đã gây thất thoát ngân sách cũng như làm giảm uy tín của Ngân hàng.
Trước những bất cập này, các ông chủ Ngân hàng sẽ phải đưa ra giải pháp nào để kiểm soát và quản lý được khối lượng lớn tiền từ các PGD, chi nhánh một cách chính xác và nhanh chóng? Giải pháp nào để tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc quản lý tiền mặt, giảm thiểu các công việc liên quan đến giấy tờ, thống kê, để nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân sự?
Trong bài viết này, TECHPRO sẽ giới thiệu đến quý khách hàng Giải pháp quản lý và xử lý tiền mặt hoàn chỉnh với 02 sản phẩm Két nộp/rút tiền tự động Safe Cash Recycler và Két an ninh Mistral của Gunnebo. Đây là 2 thiết bị hoàn toàn tự động, tiền được kiểm tra và xác thực bằng hệ thống đầu đọc tiên tiến nhất hiện nay, cho phép xử lý việc nộp/ rút và lưu trữ tiền với khối lượng lớn và báo cáo một cách chính xác, trung thực và nhanh chóng.
Quy trình:
Vào đầu ngày, Thủ quỹ tiếp nhận quỹ từ quỹ trung tâm và đưa trực tiếp vào các hộp chứa tiền trong Safe Cash Recycler.
Các GDV sử dụng mật mã cá nhân để trực tiếp rút lượng tiền mặt cần thiết vào đầu ngày từ Safe Cash Recycler mà không cần sự can thiệp của Thủ quỹ. GDV có thể lựa chọn mệnh giá và số lượng tiền rút ra tùy thuộc vào giới hạn cho phép của mình.
Sau khi lấy tiền từ Safe Cash Recycler, GDV có thể phân chia và lưu trữ trong Két an ninh Mistral dưới bàn làm việc của mình.
Trong trường hợp việc thu/ chi vượt quá hạn mức cơ bản, GDV có thể nộp/ rút trực tiếp trên máy Safe Cash Recycler để thực hiện việc giao dịch với khách hàng mà không cần sự can thiệp của Thủ quỹ.
Vào cuối ngày, GDV có thể lấy toàn bộ số tiền còn lại trong Két an ninh Mistral để kiểm đếm lại tiền trên Safe Cash Recycler và nộp luôn vào Safe Cash Recycler. Sau đó in báo cáo cuối ngày từ Safe Cash Recycler và nộp cho Thủ quỹ trước khi kết thúc ngày làm việc.
Lợi ích của hệ thống:
1. Tính hiệu quả về thời gian:
Tiền mặt là không bắt buộc phải đếm đi đếm lại nhiều lần. Tiết kiệm thời gian kiểm đếm tiền cho GDV và Thủ quỹ.
GDV có thể kiểm soát tiền mặt mà không cần sự can thiệp của Thủ quỹ, cho phép Thủ quỹ có nhiều thời gian thực hiện các công việc khác mang lại hiệu quả cho PGD.
GDV có thể thực hiện nộp và rút tiền tại các Safe Cash Recycler trong một thời gian ngắn.
Thủ quỹ không cần phải kiểm đếm tiền trong Safe Cash Recycler vào cuối ngày nữa, bởi tất cả lượng tiền mặt trong Safe Cash Recycler luôn được kiểm đếm và xác nhận tại mỗi thời điểm giao dịch.
2. Đảm bảo về tính an ninh, bảo mật:
Tại các Phòng quỹ:
- Tiền được lưu trữ một cách an toàn trong một Két sắt được chứng nhận theo chuẩn quốc tế.
- Tiền mặt không bị tiếp xúc nhiều về mặt vật lý, chỉ được rút ra khi có yêu cầu của GDV.
Tại các Quầy giao dịch:
- Tiền được lưu an toàn trong Két an ninh Mistral.
- Tiền mặt chỉ được tiếp xúc khi GDV thực hiện giao dịch thu/ chi với khách hàng. Và các ngăn kéo chỉ được mở bằng mã riêng của từng GDV.
3. Linh hoạt trong việc phân bổ lưu lượng tiền sử dụng:
Tiền mặt được xoay vòng trong PGD ngân hàng một cách hiệu quả. Số tiền gửi được giao dịch bởi GDV này có thể được nộp luôn vào Safe Cash Recycler để xoay vòng cho giao dịch rút tiền của GDV khác một cách nhanh chóng, linh hoạt. Điều này cho phép việc quản lý các hoạt động tại PGD ngân hàng được hiệu quả hơn .
4. Kiểm soát lưu lượng tiền mặt:
Tại bất kỳ thời điểm nào, tất cả các khoản tiền mặt tại các PGD đều được kiểm soát trực tuyến và theo thời gian thực từ quỹ trung tâm hoặc từ bộ phận nghiệp vụ liên quan, cho phép lên một kế hoạch hiệu quả hơn cho việc nạp tiền hoặc rút tiền cho Safe Cash Recycler.
Giải pháp Quản lý và xử lý tiền mặt được kết nối với hệ thống CNTT của Ngân hàng, cho phép thực hiện các báo cáo tự động và đầy đủ tùy theo cấp độ của người dùng.
Mức độ kiểm soát theo từng mệnh giá, cho phép việc tinh chỉnh và yêu cầu bổ sung các mệnh giá tiền phù hợp.
Khách hàng cần thêm thông tin về sản phẩm và dịch vụ, vui lòng liên hệ:
Công ty TNHH Thương Mại và đầu tư phát triển công nghệ (TECHPRO)
Điện thoại: 024.3623 0669 - Fax: 024.3623 0670
Email: info@techpro.com.vn